uGear 優吉兒網站設計

整理 / 謝明彧

有時候看到組織種某人被升遷，你或許會大惑不解「他能力也只是普普啊！為什麼升遷的會是他？」甚至惱羞成怒，「明明他能力就比我差，為什麼被升遷的是他不是我？」

其實，主管在看一個員工時，一開始可能會專注在能力的好壞上，但時間一久，「這個人能不能讓人放心」常常反而比「一個人能力好不好」更重要。一個只要交付任務後就可以完全放心、每次都能準時把事情做完的員工，就算他做出來的成品只有80分，在老闆眼中，也比那種雖然能把事情做到95分，但總在最後一刻千驚萬險下才交件的人來得值得依靠。

正如前日本星巴克CEO岩田松雄在超級暢銷書《成為讓上司值得託付的部屬》中所說，記住，「永遠不要給自己的主管驚喜！」因為你不可能一輩子都好運到能在最後一刻平安度過，只要一次不小心，你很可能就變成那個讓主管驚嚇萬分、甚至灰頭土臉，不能被賦予大任的員工了！

「最好的員工，不是能力最強的那個，而是最值得信賴的那個人。」因此在加強自我能力、努力晉升「優秀的工作者」同時，一定也要學習怎麼做個「讓人放心的工作者」，而其中的關鍵，就是學會妥善與主管進行「報告」「聯絡」「商量」：

1.了解主管對於「資訊需求的頻率與質量」

透過「報告」「聯絡」「商量」，讓主管知道自己目前工作進度、是否需要協助，是員工最基本的工作之一。但岩田強調，好的「報告」「聯絡」「商量」不是以部屬自己的角度出發，而是以「對方的需求」來思考。

他舉例，大老闆需要不需「報告、聯絡、商量」？答案也是要，大老闆必須要和祕書說明自己每天的動向和行程，對方才能幫老闆做出做好的行程安排。

同樣，部屬在進行「報告、聯絡、商量」，第一件事就是摸清楚「主管對於資訊需求的頻率與質量」是多少？有些部屬覺得三天報告一次就可，甚至是有重要大事才說就好，但主管可能每天都想知道進度，對於大小事都要清楚才能安心，沒做到，就會讓主管感到不放心。

岩田以自己為例，他對於交付給部屬的任務，會希望部屬每天都回報進度，但不需要詳細瑣碎的內容，如果沒有重大事情，就算只用電子郵件傳送標題「順利」、沒有內文也無妨，只要讓老闆知道「事情順利進行中，不需擔心」就夠了。

因此了解自己的主管需要多頻繁和多詳細的報告，是成為值得信賴的部屬的第一步。

2.就算上司沒說，你也要確認的5W和2H

而在報告時，除了頻率外，另一個重點是「上司要求的、重要的關鍵是什麼？」絕對不可以上司交代工作後，只回答「好，這就去做！」一定要釐清，「是現在馬上要？還是可以有多一些時間準備？」「是需要完整資料？還是大概內容就好？」「對於預算數字，是以萬元為單位，還是以1元為單位？」

因此就算上司交辦任務時沒說，要成為值得信賴的部屬，也一定要記得問「5W」（為何Why、何時When、何事What、何地Where、何人Who）和「2H」（如何How、多少How much），釐清以上才能知道主管的需求是什麼。否則如果在一知半解就開始工作，很可能老闆其實以時間為優先，結果你卻因為追求品質而耽擱，導致讓主管失望甚至生氣的狀況，努力錯了方向，只會得不償失。

3.如果不知道主管的需求，請從「過度服務」先做起！

如果一開始，你還不知道主管對於「報告、聯絡、商量」的需求有多高，岩田建議，寧可超過也不可不足，所以請「過度服務」吧！因為上司對於需要的資訊，你卻準備不足，一定很容易大為光火，甚至因此失去信賴；但對於準備過度，頂多暗自覺得「有點煩呢～」但絕對不會因此責備認真準備的部屬。

當然「過度服務」主要是初期，在每天的「報告、聯絡、商量」後，可以觀察主管的反應，適當修減至上司需要的程度。例如在報告幾次後，主管說「下次可以不用準備那麼多，只要特別狀況時再報告重點就好」或「以後每周一和周三報告就好」，那樣就可以順勢減少報告的頻率，依然還能讓主管對你保持信任。

「不要在被指責後才增加，而是將過多的部分減去，這就是贏得主管信任的報告秘訣，」岩田如此強調。

（本文取材自《成為讓上司值得託付的部屬，悅知文化出版。）
原文網址：http://www.managertoday.com.tw/?p=42533